Alcuni giorni fa ho appreso con grande stupore che Microsoft aveva pubblicato un articolo dove sosteneva che migrando a Office 365 il Comune di Pesaro avrebbe speso l’80% in meno rispetto al pacchetto OpenOffice.

Già il fatto che un comune fosse ancora su OpenOffice invece di aver effettuato l’aggiornamento a LibreOffice mi è sembrato strano ma il resto dell’articolo è a dir poco surreale. Capisco che Microsoft abbia bisogno di arginare la diffusione esponenziale delle soluzioni Open Source a tutti i livelli della Pubblica Amministrazione ma dovrebbe dimostrare almeno un minimo di onestà intellettuale.
Diversi articoli sono stati già scritti chiedendo spiegazioni ai rappresentanti del Comune cui non è pervenuta alcuna risposta. Chiaramente il loro silenzio ha portato molti, incluso me, a pensare che ci fosse qualcosa di poco chiaro dietro alla vicenda per cui ci siamo messi alla ricerca di informazioni ma non abbiamo trovato traccia di quei 300mila euro spesi per la migrazione a OpenOffice e citati nell’articolo che sbandierava la scelta “smart” del Comune.

Le domande irrisolte
La prima domanda a cui abbiamo provato a rispondere è: com’è possibile che il Comune abbia speso quasi 300mila euro per un’alternativa Open Source a Microsoft Office?
La risposta chiara e semplice è che il Comune di Pesaro non ha speso quella cifra.
In realtà il costo totale di migrazione e training, riportato sia dall’azienda che lo ha effettuato sia dai dati trovati sul sito del Comune, è molto meno di un decimo di quello riportato da Microsoft.

Microsoft ha quindi inventato la cifra per far sembrare Office365 più economico rispetto a soluzioni Open Source? Praticamente si.
Per cercare di chiarire la posizione del Comune, l’ing Stefano Bruscoli, direttore dei sistemi informativi del Comune di Pesaro, ha accettato di rispondere ad alcune domande.
La cifra deriva da un calcolo sommario, da parte dell’Ing. Bruscoli, del costo in termini di tempo impiegato da alcuni dipendenti del Comune per partecipare a corsi di formazione, riformattare documenti esistenti e documenti nuovi generati da altri utenti non ancora migrati su OpenOffice, creare nuovi modelli e modificare sistemi automatizzati di generazione dei documenti durante la fase di implementazione.
Tralasciando il fatto che la metodologia di calcolo è a dir poco migliorabile, lo stesso andava applicato anche per aggiornare Microsoft Office da una versione ad un’altra in quanto è risaputo che Microsoft Office ha problemi di compatibilità tra le sue stesse versioni.
Anche l’azienda che ha seguito il progetto iniziale ha fornito, con lo studio di fattibilità, la documentazione dettagliata sui suddetti costi impliciti. La cifra totale calcolata però era di circa 100mila euro per 500 postazioni, cifra che sarebbe scesa nel caso si fosse utilizzato un sistema automatico di conversione o si fosse fatto ricorso a servizi del fornitore.

Lo studio di fattibilità approvato dal Comune a giugno del 2010 prevedeva una durata di 3 anni con piani di implementazione, supporto e formazione molto chiari che avrebbero permesso di seguire nel tempo l’evoluzione degli applicativi senza alcun costo di licenze e piena operatività.
Nella realtà abbiamo trovato evidenza del fatto che il progetto è iniziato con una semplice presentazione di cosa è l’Open Source e OpenOffice a fine 2010; l’effettiva implementazione parziale di OpenOffice a metà 2011 ed un altro breve corso di utilizzo verso la fine del 2011. Quindi i costi sono stati di molto meno della metà di quanto preventivato dal fornitore e questo a scapito di una mancata corretta implementazione della soluzione e formazione del personale.
Purtroppo non ci è dato di sapere come mai il Comune non abbia dato seguito al progetto e perchè l’azienda, o altre aziende specializzate in Open Source, non siano state contattate per risolvere le problematiche e passare all’implementazione di LibreOffice
L’alternativa per il Comune, a suo tempo, sarebbe stata quella di spendere circa 230.000 euro in licenze Microsoft Office, includendo costi impliciti e training, oltre a dover pagare quasi 70.000 euro di Software Assurance a Microsoft ogni anno. La spesa totale con Microsoft, per il periodo 2011-2015 sarebbe stata quindi di circa 550.000 euro mentre seguendo il progetto ed aggiornamento OpenOffice a LibreOffice nel 2014 il costo totale per la soluzione Open Source sarebbe stato di circa 205.000 euro includendo i costi impliciti derivati dalla formazione del personale.

Dal grafico si può notare chiaramente che i costi cumulativi del periodo in questione divergono notevolmente. Nell’analizzare i costi bisogna anche tenere in considerazione che con OpenOffice/LibreOffice la totalità della cifra sarebbe stata investita nel migliorare i servizi e fornire formazione continua al personale che è in sè una cosa estremamente innovativa in un mercato dove spesso il budget viene consumato solo acquistando licenze.

Di male in peggio

Tornando ai giorni nostri, per trovare una soluzione rapida al problema del Comune, l’ente ha  esternalizzato l’intera piattaforma di posta elettronica e produttività individuale sottoscrivendo un contratto per la fornitura di Office365 di Microsoft.

Utilizzare prodotti come Office365 o Google Apps in un’amministrazione pubblica ha diversi aspetti negativi:

• visto che la maggior parte degli utenti lavora localmente il Comune ha dovuto aggiungere diverse decine di migliaia di Euro di costi per potenziare la connettività Internet e permettere ai suoi dipendenti di accedere al servizio

• il Comune ha perso il controllo di una porzione di infrastruttura informatica importante e dovrà sottostare a quello che la Microsoft deciderà essere utile per loro

• l’integrazione dei vari sistemi informativi ed il loro aggiornamento a piattaforme Open è stato reso ancora più difficile costringendo il Comune a pagare licenze Microsoft per ogni sua attività

• come da contratto i dati verranno indicizzati ed analizzati “per migliorare la qualità del servizio” lasciando comunque dubbi sulla effettiva protezione della privacy dei cittadini. Questo argomento richiede uno o più articoli separati

• quando il servizio non funziona non c’è nulla che il Comune possa fare se non aspettare che Microsoft risolva il problema

• e naturalmente c’è un problema di costi in quanto ogni anno il Comune dovrà pagare Microsoft per usare i suoi prodotti e il costo sarà molto probabilmente destinato ad aumentare nel tempo. Di recente c’è stato un annuncio di aumento di prezzi del 10%.

Confronto economico Office365 – LibreOffice

E’ ora di fare la cosa giusta

Avendo quindi definito che il Comune non ha speso 300mila euro per OpenOffice ma meno di un decimo e che LibreOffice sostituisce agevolmente Microsoft Office ed Office365 quali sono le opzioni disponibili?

Intanto Microsoft Italia potrebbe rivedere le cifre che ha pubblicato ed evidenziare la reale convenienza della loro offerta. Forse pretendiamo troppo ma potrebbero pubblicare una nuova press release e richiedere a quei media che hanno pubblicato il loro messaggio precedente senza adeguato controllo, di di pubblicare una rettifica.

Per quanto riguarda il Comune di Pesaro che, come altri, si è fatto convincere da qualche bella presentazione e non da professionisti IT che consigliano la miglior soluzione disponibile ai loro clienti (includendo anche piattaforme Open Source), consiglierei la lettura dell’articolo 68 del Codice dell’Amministrazione Digitale e vedere se forse hanno commesso un’errore procedurale che può evitare di far spendere circa 54.000 euro ogni anno per un servizio cloud che potrebbe anche venir messo in discussione dalla nuova “legge sulla Privacy Europea” in corso di definizione oltre agli aumentati costi di connettività Internet necessaria solo per collegarsi a Office365.

Ci sono già piattaforme basate su Open Source che permettono di replicare le funzionalità di Office365 sui server che includono posta elettronica e video conferenza con costi nettamente inferiori e con le quali la Pa può assicurare ai cittadini che i loro dati non facciano il giro di mezzo mondo mettendo a rischio la loro privacy.

A breve sarà disponibile anche una versione web di LibreOffice per cui utilizzare lo stesso strumento con le stesse funzionalità sia sul web che sul desktop. Si può fare la stessa cosa con Office365?