La domanda piuttosto brutale a cui cercheremo di fornire una risposta in questo articolo è quella che si stanno ponendo ormai da tempo parecchi direttori generali e amministratori: “Ha ancora senso che sia il personale del CED a gestire integralmente questi processi, oppure sarebbe più efficiente affidare alcune funzioni a fornitori esterni?”.

È utile ricordare che dal punto di vista finanziario, in generale, alla luce dei vincoli posti dal patto di stabilità, risulta più opportuno limitare gli investimenti interni e concedere tutto il possibile in outsourcing.

Le macro attività gestite normalmente dai sistemi informativi possono essere accorpate in due grandi categorie:

1. sviluppo/manutenzione di applicazioni legacy che servono per il funzionamento dell’ente e di applicazioni web rivolte all’esterno (servizi on line);
2. gestione dell’infrastruttura hardware e software, assistenza informatica, sicurezza, networking e trasmissione dati.

Premesso che il dimensionamento dell’ente e le competenze interne possedute sono determinanti per una decisione consapevole che può quindi mutare di caso in caso, alcune considerazioni generali possono essere condivise.

Sviluppo e manutenzione delle applicazioni sia legacy sia per i servizi on line

È oggi sempre più raro che le applicazioni vengano sviluppate da personale interno agli enti per molteplici motivi:

• difficoltà a mantenersi al passo con gli sviluppi tecnologici del mercato;
• limitatezza di risorse umane e professionalità;
• difficoltà a curare la manutenzione e l’aggiornamento del software sviluppato;
• necessità di connettere il software con molteplici applicativi anche di altri enti e produttori.

È sempre più frequente il ricorso a fornitori con cui si cerca di andare oltre il semplice acquisto di prodotti, nella direzione della costruzione di partnership che garantiscano non solo la manutenzione evolutiva ma anche la coerenza con un disegno strategico complessivo che deve essere governato in modo qualificato dall’interno dell’ente.

Le figure professionali devono evolvere

Si rende quindi necessario evolvere le figure professionali interne ai CED, da sviluppatori a system integrator in grado di eseguire sia il collaudo e la supervisione del codice, sia l’integrazione di sistemi di più vendor e di sistemi di più enti.

Altra evoluzione necessaria è quella da esperto di procedure a esperto di organizzazione per ridisegnare i processi dell’ente grazie alla tecnologia. Questa è forse la figura più rara in molti enti, per cui paradossalmente la leva per l’innovazione dei processi spesso è legata a modifiche alla normativa. In altri casi si basa sulla disponibilità di software grazie a qualche progetto di e-government. Raramente si parte da valutazioni di maggiore efficacia ed efficienza.

Occorre anche interrogarsi su quali siano le figure professionali più indicate per governare i rapporti con i fornitori esterni nelle diverse fasi: l’individuazione delle funzionalità necessarie; la gestione amministrativa della commessa; il collaudo; la verifica del codice sorgente; l’integrazione con eventuali sistemi di altri enti. Occorre spesso pianificare percorsi formativi adeguati che dotino il personale tecnico delle indispensabili competenze metodologiche e amministrative, e il personale amministrativo di una sufficiente visione complessiva degli aspetti tecnologici e di processo.

Dimensioni ed interoperabilità

In generale, anche se in termini teorici il rapporto con un grande vendor dovrebbe garantire vantaggi di sistema, ad esclusione degli enti più piccoli la prassi è quella di lavorare con fornitori molteplici in modo da poter scegliere volta per volta la soluzione migliore, anche se questo può comportare qualche problema d’integrazione in più.

Rispetto alla gestione dei servizi web, è opinione diffusa che almeno una parte delle competenze necessarie per poter intervenire celermente e con efficacia sui siti e i servizi on line istituzionali dovrebbero essere mantenute internamente. Si tratta infatti di una gestione in evoluzione che richiede personalizzazioni e aggiustamenti continui che sarebbe anti-economico richiedere ad un fornitore esterno. In pratica, è consigliabile preoccuparsi di mantenere le risorse interne capaci di intervenire con competenza e celerità sul content management system e sui siti web istituzionali.

Occorre infine non dimenticare il problema della gestione dell’interoperabilità con i molteplici sistemi regionali e nazionali che gradualmente tendono a sostituire o integrarsi con le applicazioni locali. Questi ambiti istituzionali richiedono la partecipazione a tavoli di coordinamento e ad altri di livello tecnico, ed è difficile immaginare una rappresentanza istituzionale a cura della sola azienda fornitrice.

La tabella che segue scompone l’attività di sviluppo e manutenzione di applicazioni e propone, in modo generico, quali azioni potrebbero essere facilmente delegate all’esterno.

Nel prossimo articolo saranno affrontati i temi dell’esternalizzazione dell’infrastruttura hardware e software, dell’assistenza informatica, della gestione di sicurezza, networking e trasmissione dati.