Le Società in-house ICT si caratterizzano per una serie di elementi fondamentali e indispensabili, basati anche su una flessibilità operativa, per rispondere alle esigenze dei propri Enti pubblici Soci.
Il primo elemento è costituito dalle competenze di dominio, ovvero le conoscenze e le capacità necessarie per svolgere le attività in particolari campi e settori della pubblica amministrazione, connotate da un’elevata specializzazione. Si tratta di conoscenze concrete relative a normative, processi e strumenti, nonché di competenze tecniche specifiche e relative a sistemi tecnologici, oltre ad esperienze maturate in settori anche di carattere strategico. Le competenze di dominio rappresentano una caratteristica essenziale delle Società in house e, quindi, degli Enti soci in quanto consentono di svolgere le attività di progettazione, realizzazione, gestione ed erogazione dei servizi in favore dei medesimi in modo efficace ed efficiente.
Inoltre, il patrimonio di conoscenze posseduto dalle Società in-house relativamente alle infrastrutture digitali, ai sistemi e alle applicazioni e, conseguentemente, ai processi e ai servizi digitali, sia di funzionamento di back office, per tali intendendosi quelli della “macchina amministrativa”, sia delle prestazioni rese a favore dei cittadini e delle imprese, permettono di preservare la qualità e di garantire la continuità dei servizi.
Il secondo elemento è costituito dalla continua e persistente attività di scouting tecnologico di nuove soluzioni, tecnologie e modelli sostenibili per la realizzazione di nuovi servizi digitali e per l’evoluzione di quelli esistenti, oltre a un costante presidio delle evoluzioni normative, sia trasversali che di settore. Infatti, tale attività è fondamentale per assicurare, grazie alle competenze di dominio di cui sopra, una oggettiva e neutrale valutazione delle opportunità e degli accorgimenti necessari per la successiva introduzione e applicabilità rispetto alle esigenze di trasformazione digitale degli Enti Soci, nel rispetto degli adempimenti normativi.
Il presidio delle continue e costanti evoluzioni tecnologiche, dei nuovi sistemi e servizi, nonché delle relative condizioni di utilizzo, anche alla luce del significativo cambiamento dei modelli di business dei grandi player mondiali registrato negli ultimi anni, rappresenta un fattore fondamentale per permettere agli Enti pubblici di definire strategie e percorsi sostenibili.
Basti pensare alla scelta effettuata negli ultimi tempi da parte di molteplici operatori di di fornire software non più con cessione della licenza perpetua, bensì con la sottoscrizione di durata annuale, ed ancora, la disponibilità di servizi cloud basati su livelli di servizio e condizioni contrattuali che necessitano di continue valutazioni tecnico – economiche oltre che normative. L’impatto di questi nuovi modelli, delle nuove modalità di approvvigionamento e di gestione dei servizi rappresenta una sfida importante per tutti gli Enti pubblici in un contesto normativo anch’esso in continua evoluzione. A tal proposito, non possono essere sottovalutati gli oneri derivanti dai continui aggiornamenti normativi in materia di privacy e di sicurezza informatica che impongono una attenta valutazione e verifica nell’ambito di scenario di sistemi e servizi digitali sempre più complesso e integrato.
La natura delle società in-house permette di adottare e di garantire l’adeguamento dei propri , modelli organizzativi e operativi, connotati da flessibilità, seppure nel rispetto delle normative e delle direttive dei Soci, per accompagnare un’evoluzione sempre più rapida, alla luce delle dirompenti trasformazioni tecnologiche, delle crescenti esigenze dei Soci pubblici e delle azioni sempre più impattanti legate alla trasformazione digitale.
Le attività di innovazione, tecnologica e organizzativa, della pubblica amministrazione trovano nelle Società in-house un importante terreno di sperimentazione e validazione di soluzioni tecnologiche e servizi a favore dei Soci pubblici, con l’obiettivo di individuare modelli sostenibili per la loro introduzione. Infatti, l’evidente velocità con qui sono resi disponibili nuovi strumenti e soluzioni richiede una accurata valutazione e misurazione dell’impatto organizzativo sugli Enti pubblici e sulle modalità di lavoro, per definire un processo adeguato di gestione del cambiamento all’interno delle organizzazioni e di aggiornamento delle competenze del personale degli Enti medesimi, oltre alla definizione di percorsi sostenibili per la relativa introduzione.
Le crescenti aspettative dei cittadini e delle imprese nei confronti della pubblica amministrazione sotto il profilo di nuovi servizi, adattamento a una nuova società digitale connotata dalla proliferazione di servizi digitali, richiede una dinamicità che trova nelle Società in-house un interlocutore unico nel suo genere, alla luce delle competenze e conoscenze dalla stessa possedute, al fine di testare e verificare la sostenibilità dei progetti, anche dal punto di vista di revisione e aggiornamento dei processi, spesso sottovalutato nelle iniziative di innovazione.
La natura non commerciale delle Società in-house, i vincoli normativi che impongono di svolgere l’attività prevalentemente in favore dei Soci, nonché la necessità di assicurare elementi utili agli Enti Soci per disporre l’affidamento diretto dei servizi nel rispetto delle normative vigenti, rappresentano uno stimolo naturale e, al tempo stesso inderogabile, per una ottimizzazione continua delle risorse e un costante miglioramento ed efficientamento nella realizzazione e nella gestione delle attività.
Le Società non competono con il mercato, non perseguono il profitto ma costituiscono, con le competenze e conoscenze possedute, un valore aggiunto per gli Enti Soci, sia per il supporto alla definizione delle azioni strategiche, sia per la relativa implementazione.
La trasformazione digitale della pubblica amministrazione, con la sua complessità e articolazione, le ricadute su cittadini e imprese, nonché la responsabilità di garantire la disponibilità di servizi digitali per il miglioramento della qualità della vita e la competitività del sistema produttivo, assegnano alle Società in-house un ruolo fondamentale, ossia il “motore” dell’attività di progettazione e realizzazione di azioni sostenibili nell’ambito delle strategie digitali degli Enti soci. Tale compito, sempre più sfidante, rileva anche sotto il profilo della sostenibilità digitale, considerata l’impressionante frequenza di evoluzioni tecnologiche di nuovi strumenti e soluzioni che possono impattare notevolmente sul funzionamento della “macchina amministrativa” e dei propri servizi.
In conclusione, le Società in-house hanno un compito e, quindi, una responsabilità, sempre più sfidante nel supportare i propri Enti pubblici soci nella decisione delle strategie e delle azioni sostenibili da intraprendere per la trasformazione digitale e nella relativa implementazione in favore dei cittadini con la dovuta resilienza vista la dipendenza, ormai, della vita quotidiana e lavorativa dai servizi digitali. Pertanto, le Società in-house hanno un ruolo chiave nell’innovazione tecnico – organizzativa della pubblica amministrazione e, per tale motivo, sono chiamate per prime a aggiornare le proprie competenze e i processi operativi sia sotto il profilo tecnologico, sia sotto il profilo organizzativo sfruttando la propria flessibilità operatività.