Las empresas internas de TIC se caracterizan por una serie de elementos fundamentales e indispensables, basados también en la flexibilidad operativa, para responder a las necesidades de sus organismos públicos miembros.
El primer elemento es la experiencia de dominio, es decir, los conocimientos y competencias necesarios para llevar a cabo actividades en ámbitos y sectores concretos de la administración pública, caracterizados por un alto grado de especialización. Se trata de conocimientos concretos relativos a normativas, procesos y herramientas, así como de competencias técnicas específicas relativas a sistemas tecnológicos, además de la experiencia adquirida en ámbitos también de carácter estratégico. La especialización es una característica esencial de las empresas internas y, por tanto, de las organizaciones que las integran, ya que les permite llevar a cabo las actividades de planificación, ejecución, gestión y prestación de servicios a favor de las mismas de manera eficaz y eficiente.
Además, la riqueza de conocimientos que poseen las empresas internas en materia de infraestructuras, sistemas y aplicaciones digitales y, por consiguiente, de procesos y servicios digitales, tanto de las operaciones de back office, entendiendo por tales las de la «máquina administrativa», como de los servicios prestados a los ciudadanos y a las empresas, permite preservar la calidad y garantizar la continuidad de los servicios.
El segundo elemento es la actividad continua y persistente de exploración tecnológica de nuevas soluciones, tecnologías y modelos sostenibles para la implantación de nuevos servicios digitales y la evolución de los existentes, además de un seguimiento constante de la evolución normativa, tanto transversal como sectorial. De hecho, esta actividad es fundamental para garantizar, gracias a la experiencia de dominio antes mencionada, una evaluación objetiva y neutral de las oportunidades y expedientes necesarios para la posterior introducción y aplicabilidad con respecto a las necesidades de transformación digital de los Organismos Miembros, de conformidad con los requisitos reglamentarios.
El seguimiento de la evolución tecnológica continua y constante, de los nuevos sistemas y servicios, así como de sus condiciones de uso, también a la luz del cambio significativo que han experimentado los modelos de negocio de los principales actores mundiales en los últimos años, es un factor fundamental para que los organismos públicos puedan definir estrategias y trayectorias sostenibles.
Baste pensar en la elección hecha en los últimos tiempos por muchos operadores de suministrar software ya no con licencia perpetua, sino con suscripción anual, y de nuevo, la disponibilidad de servicios en la nube basados en niveles de servicio y condiciones contractuales que requieren continuas evaluaciones técnico-económicas, así como reglamentarias. El impacto de estos nuevos modelos y nuevos métodos de contratación y gestión de servicios representa un reto importante para todos los organismos públicos en un contexto normativo que también evoluciona constantemente. En este sentido, no se pueden subestimar las cargas derivadas de las continuas actualizaciones normativas en materia de privacidad y seguridad de la información que requieren una evaluación y verificación minuciosas en el contexto de un escenario cada vez más complejo e integrado de sistemas y servicios digitales.
La naturaleza de las sociedades in-house permite adoptar y garantizar la adaptación de sus , modelos organizativos y operativos, caracterizados por la flexibilidad, aunque respetando la normativa y las directrices de los Accionistas, para acompañar una evolución cada vez más rápida, a la luz de las transformaciones tecnológicas disruptivas, las crecientes necesidades de los Accionistas públicos y las acciones cada vez más impactantes vinculadas a la transformación digital.
Las actividades de innovación, tanto tecnológica como organizativa, de la Administración Pública encuentran en las empresas internas un importante terreno para la experimentación y validación de soluciones y servicios tecnológicos en beneficio de los miembros públicos, con el fin de identificar modelos sostenibles para su implantación. De hecho, la evidente rapidez con la que se ponen a disposición nuevas herramientas y soluciones requiere una evaluación y medición precisas del impacto organizativo en los Organismos Públicos y en los métodos de trabajo, con el fin de definir un proceso adecuado de gestión del cambio dentro de las organizaciones y de actualización de las competencias de su personal, así como la definición de vías sostenibles para su introducción.
Las crecientes expectativas de los ciudadanos y las empresas hacia la administración pública en términos de nuevos servicios, adaptándose a una nueva sociedad digital caracterizada por la proliferación de servicios digitales, requiere un dinamismo que encuentra en las empresas internas un interlocutor único, a la luz de las competencias y conocimientos que posee, para probar y verificar la sostenibilidad de los proyectos, también desde el punto de vista de la revisión y actualización de los procesos, que a menudo se subestima en las iniciativas de innovación.
El carácter no mercantil de las sociedades internas, las limitaciones normativas que obligan a que las actividades se desarrollen principalmente en favor de los Socios, y la necesidad de garantizar elementos útiles para que las Entidades Socios dispongan de la asignación directa de servicios en cumplimiento de la normativa vigente, representan un estímulo natural y, al mismo tiempo, imperativo para una optimización continua de los recursos y una mejora y eficiencia constantes en la ejecución y gestión de las actividades.
Las empresas no compiten con el mercado, no persiguen beneficios, sino que constituyen, con las competencias y conocimientos que poseen, un valor añadido para las organizaciones miembros, tanto en el apoyo a la definición de acciones estratégicas como en su puesta en práctica.
La transformación digital de la administración pública, con su complejidad y articulación, sus efectos sobre los ciudadanos y las empresas, y la responsabilidad de garantizar la disponibilidad de servicios digitales para mejorar la calidad de vida y la competitividad del sistema productivo, asignan un papel fundamental a las empresas internas, es decir, al «motor» de la actividad de diseño e implementación de acciones sostenibles dentro de las estrategias digitales de las organizaciones miembros. Esta tarea, cada vez más difícil, también es relevante en términos de sostenibilidad digital, dada la impresionante frecuencia de las evoluciones tecnológicas de nuevas herramientas y soluciones que pueden tener un impacto significativo en el funcionamiento de la «máquina administrativa» y sus servicios.
En conclusión, las empresas internas tienen una tarea y, por tanto, una responsabilidad, cada vez más desafiante de apoyo a sus organismos públicos miembros en la decisión de estrategias y acciones sostenibles a emprender para la transformación digital y su implementación a favor de los ciudadanos con la debida resiliencia dada la dependencia, a estas alturas, de la vida cotidiana y laboral de los servicios digitales. Por ello, las empresas internas juegan un papel clave en la innovación técnico-organizativa de la Administración Pública y, por ello, están llamadas a ser las primeras en actualizar sus competencias y procesos operativos tanto en términos tecnológicos como organizativos aprovechando su flexibilidad operativa.